Es gibt viele Mosaiksteine, die den Rekrutierungsprozess festigen.

Da
sind die Bewerbungsunterlagen, die Gespräche, das Probearbeiten, die
psychologischen Test, das Assessment und auch die Referenzauskünfte.

Diese
Puzzle- oder Mosaiksteine ergeben ein Gesamtbild anhand dessen
Vorgesetzte und Personalverantwortliche Entscheide treffen können. Je
mehr gesammelt wurden, desto mehr kann das Risiko von Fehlentscheidungen
reduziert zu werden.

Widmen wir uns heute den Referenzauskünften – dies ohne Berücksichtigung der rechtlichen Komponenten.

Welchen
Wert haben Referenzauskünfte? Sind sie das Zünglein an der Waage oder
einfach ergänzende Entscheidungshilfen? In den 30 Jahren meiner
Personaltätigkeit habe ich mehr als 1000 Referenzgespräche führen
dürfen. Ob telefonisch oder persönlich – die Referenzgeber waren
überwiegend sehr bemüht, den Kandidat ins beste Licht zu rücken.
Neutralität, Sachlichkeit und objektive Beurteilung war die Seltenheit.

Der
eigene halbstandardisierte Fragebogen ist hilfreich. Jedoch ersetzt
dieser nicht das feine, konzentrierte Zuhören. Das Stellen der
richtigen, offenen Fragen. Insbesondere –  wenn zwischen den Zeilen
Bemerkungen fallen, die nicht zuzuordnen sind.

Welche Art Referenzauskunft hat denn tatsächlich Wert für den Personaler?

Ein häufig erlebtes Szenario:

Der
Referenzgeber malt den Kandidaten in den schönsten Farben aus. Und
jeglicher Versuch konzentrierter und konkreter zu hinterfragen, wird mit
der Bemerkung des Auskunftsgebenden gestoppt: „ Ach, wissen Sie – jede
weitere Rückfrage ist eigentlich unnötig. Stellen Sie diesen Top-Mann
einfach an!“

Dies sind für mich schlussendlich
Gesprächsnotizen, die unbrauchbar sind. Da braucht die gestandene
Personalerin nicht nur Erfahrung sondern auch den Mut unpopulär zu sein.
Weiter zu fragen – mit höflicher aber bestimmter Hartnäckigkeit dran zu
bleiben. Für mich persönlich zeigt eine solche Referenz nur auf, wie
der Referenzgeber „tickt“.

Wie heisst nochmals der Spruch: „Was A über B sagt, sagt mehr über A aus als über B «?

Haben Sie schon mal selbst eine Referenzauskunft abgegeben?

Oftmals
werde ich selber als Referenzgeberin angegeben. Wenn dann ein Anruf
kommt, und der Anrufe will  nur ein paar Minuten meiner Zeit. Dann
verlange ich immer die Telefonnummer und rufe zurück. Denn ich möchte
mich vorbereiten. Die Personalakte nochmals anschauen, die Türen
schliessen. Schliesslich ist dies eine vertrauliche Angelegenheit.

 

Das war nicht immer so bei mir …

Als
Berufsanfängerin im HR  rief mich mal ein junger Mann an, der eine
Auskunft über eine ehemalige Mitarbeiterin einholen wollte. Er gab sich
als zukünftiger, potentieller Arbeitgeber aus und wollte einige Fragen
beantwortet haben. Da ich in Zeitnot war, bat ich um seine Telefonnummer
und den Namen der Firma, um ihn zurückzurufen. Er verweigerte mir dies
mit einer eigenartigen Begründung.

Letztendlich stellte ich recht schnell fest, dass diese Mitarbeiterin von einem Exfreund gestalkt wurde.

Und dieser ging viele eigenartige Wege, um über sie weitere Auskünfte einzuholen.

Auch das gibt es.

Voraussetzung
einer Referenzauskunft ist natürlich, dass der Kandidat seine
Referenzgeber über einen anstehenden Jobwechsel informiert hat.
Idealerweise einen Anruf von der Firma X angekündigt hat und die
Stellenbeschreibung weitergeleitet hat. Das wäre vorbildlich. Leider
erlebe ich dies selten.

Hier mein persönlich schrägstes Erlebnisse bezüglich Referenzauskünfte:

Ich
holte Referenzen für einen zukünftigen Filialleiter ein. Der
Referenzgeber war höflich und sehr ausführlich. Zum Schluss liess er
sich von mir nochmals die Stelle beschreiben und meinte dann: „ Die
Stelle ist ja wie gemacht für mich. Entscheiden Sie noch nicht. Ich
reiche Ihnen morgen meine Unterlagen persönlich ein.“

Tatsächlich
stand er am nächsten Tag in seinem teuersten Zwirn vor mir und gab mir
seine Unterlagen ab. Der damalige Geschäftsführer, dem ich diese
ungeheuerliche Geschichte erzählte, winkte sofort ab. Ein
Kameradenschwein, so formulierte er salopp, würde er nicht einstellen.

Meine fünf Tipps für Dich, wenn Du Referenzen zu einem Bewerber einholen musst:

1. Nenne
   dem Bewerber den Tag an, an dem Du den Referenzgeber anrufen willst.
   Bitten den Bewerber de Referenzgeber über die Stelle zu informieren.
2. Hole
   mindestens zwei Referenzauskünfte des Bewerbers ein. Möglichst aus der
   nahen beruflichen Vergangenheit. Wenn dies nicht möglich ist, da der
   Bewerber seit vielen Jahren bei dieser Firma ist, lasse Dir Kunden,
   vertraute Mitarbeiter oder  – zur Not – auch Bekannte angeben.
3. Führe unbedingt ein halbstrukturiertes Referenzgespräch, welches durchaus individuelle Rückfragen haben sollte.
4. Stellen
   offene Fragen (z.B. Wie hat Herr M. mit seinen Kollegen
   zusammengearbeitet) vermeide Suggestivfragen (arbeitet Herr M. eher
   strukturiert oder unstrukturiert?) und formuliere vergangenheitsbezogene
   Fragen (Verhaltensdreiecks-Fragen). Sie liefern die besten Ergebnisse
   (im Sinne der Überprüfbarkeit).
5. Notieren Dir die Aussagen genau –
   hier in Zitatform. Eigene Interpretationen von Aussagen können
   Auskünfte verfälschen. Jegliche Manipulation muss vermieden werden.
   Schicke die Notizen zum Referenzgespräch dem Referenzgeber zu und lasse
   Dir bestätigen, dass du dies richtig aufgenommen hast.

Meine 5 Tipps, wenn Du eine Referenz abgibst

Lass Dir die Firma und die Telefonnummer des Referenzeinholenden geben.

1. Rufe den Referenzeinholenden zurück und lassen Dir erklären, um welche Stelle es geht
2. Sei Dir sicher, dass Dich der Referenzgeber angegeben hat
3. Nimm die ehemalige Personalakte zum Gespräch hervor
4. Wenn Du sein Arbeitszeugnis unterschrieben hast, dann sollte deine Auskunft diesem Zeugnis entsprechen.
5. Schreibe
   Dir auf, was Du zu wem gesagt hast oder besser noch: lass Dir die
   Auskunft schriftlich zusenden. So hast Du die die Sicherheit, dass Deine
   Aussage richtig weiter gegeben wurden.

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